Die Zulassungstelle hat das amtliche Kennzeichen des Fahrzeugs und die Personalien dessen, für den das Fahrzeug zugelassen wird, in den Fahrzeugbrief einzutragen. Sie hat außerdem, falls noch nicht geschehen, die vorgesehenen Angaben über die Beschreibung des Fahrzeugs in den Brief einzutragen. Hierfür werden der Zulassungsstelle, soweit es für die Zulassung erforderlich und angemessen ist, vom Kraftfahrt-Bundesamt Datenblätter zur Verfügung gestellt, um die Eintragungen maschinell vornehmen zu können. Das Kraftfahrt-Bundesamt hat diese Datenblätter zu erstellen, soweit es über die hierzu erforderlichen Angaben verfügt. Die Zulassungsstelle hat demjenigen, der ihr den Fahrzeugbrief übergeben hat, oder der von diesem bestimmten Stelle oder Person den Fahrzeugbrief unverzüglich auszuhändigen. Der Empfänger hat grundsätzlich seinen Brief bei der Zulassungsstelle selbst abzuholen und dabei den Empfang zu bescheinigen; tut er dies innerhalb von 2 Wochen nicht, so ist der Brief unter "Einschreiben" gebührenpflichtig zu übersenden.

Der Verlust eines Vordrucks für einen Fahrzeugbrief ist der Ausgabestelle für den Vordruck, der Verlust eines ausgefertigten Briefs ist der für das Fahrzeug zuständigen Zulassungsstelle und durch diese dem Kraftfahrt-Bundesamt zu melden. Vor Ausfertigung eines neuen Briefs ist der verlorene Brief unter Festsetzung einer Frist für die Vorlage bei der Zulassungsstelle auf Kosten des Antragstellers im "Verkehrsblatt" aufzubieten, wenn nicht im Einzelfall eine Ausnahme unbedenklich ist. Das Verfahren wird durch Verwaltungsanweisung geregelt.

Sind in einem Fahrzeugbrief die für die Eintragung der Zulassungen des Fahrzeugs bestimmten Seiten ausgefüllt oder ist der Brief beschädigt, so darf er nicht durch Einfügung selbstgefertigter Blätter ergänzt werden. Vielmehr ist ein neuer Brief gebührenpflichtig auszustellen. Die Zulassungsstelle macht auf Grund des alten Briefs in dem neuen Brief die Angaben über die Beschreibung des Fahrzeugs, über Typschein und amtliches Gutachten, vermerkt darin, für wen das Fahrzeug früher zugelassen war und bescheinigt in ihm, daß er als Ersatz für den als erledigt eingezogenen Brief ausgestellt worden ist.

Die mit den Fahrzeugbriefen befaßten Behörden haben bei der Entgegennahme von Anträgen und bei der Aushändigung der Briefe über auftretende privatrechtliche Ansprüche nicht zu entscheiden; Rechtsansprüche sind gegebenenfalls mit Hilfe der ordentlichen Gerichte zu verfolgen. Zur Sicherung des Eigentums oder anderer Rechte am Fahrzeug ist der Brief bei jeder Befassung der Zulassungsstelle mit dem Fahrzeug, besonders bei Meldungen über den Eigentümerwechsel (§ 27 Abs. 3), vorzulegen. Sofern es sich nicht um den Nachweis der Verfügungsberechtigung eines Antragstellers handelt, ist zur Vorlage des Briefs neben dem Halter und dem Eigentümer bei Aufforderung durch die Zulassungsstelle jeder verpflichtet, in dessen Gewahrsam sich der Brief befindet.